Was sind hybride Meetings?

Hybride Besprechungen sind eine Mischung aus Online- und Live-Meetings: Einige Teilnehmer befinden sich zusammen im Besprechungsraum, andere sind Online, z.B. Über Skype, WebEx oder eine andere Software zugeschaltet.

Die Herausforderung besteht darin, alle Teilnehmer gleichermaßen in die Besprechung einzubeziehen, um ein optimales Ergebnis zu erhalten – unabhängig davon wo sich die einzelne Person befindet und die technischen Herausforderungen optimal zu meistern. Wer sich einen unterhaltsamen Eindruck verschaffen will, was alles passieren kann, dem empfehle ich „A conference call in real live“ auf youtube.

Warum lohnt es sich in effektive Besprechungen zu investieren?

Wir verbringen viel Zeit in Meetings weltenweiten Umfragen zu folge zu viel. Nach Dr. Steven Rogelberg sagen Führungskräfte, dass 72% der Besprechungen nicht produktiv sind und diese Besprechungen kosten neben der Zeit, auch viel Geld. Kleines Rechenbeispiel: eine Besprechung mit 10 Personen, die im Durchschnitt den Arbeitgeber 60 € pro Stunde kosten, kostet 600 € – Jede Minute kostet also 10 € und dabei sind Vorbereitungszeit, Raum- und Kommunikationskosten noch nicht eingerechnet.

Zusätzlich sind Besprechungen oft die größte Plattform, auf der Führungskräfte auf Ihre Mitarbeiter wirken. Hier sind alle beisammen und verbale, wie non-verbale Botschaften haben einen maximalen Effekt und werden noch durch die Gruppedynamik verstärkt. Es gibt hier also eine große Gelegenheit zur Motivation aber auch zur Demotivation.

Da wundert es, dass nur ca. 25% der Besprechungsleiter überhaupt einmal irgendeine Form der Ausbildung erhalten haben. Von einem Training, wie mit den Besonderheiten digitaler und hybrider Besprechungen umzugehen ist ganz zu schweigen.

Was sind nun die wichtigsten Grundpfeiler guter, hybrider Besprechungen?

1. Die Vorbereitung

Die investierte Vorbereitungszeit scheint stark mit der Effektivität von Besprechungen zu korrelieren (Link). Meiner Erfahrung nach, ist es nicht unbedingt die Dauer, auf die es ankommt, sondern was Vorbereitet wird.

Wichtig ist, eine klare Zielstellung für die Besprechung zu haben: Was soll in der Besprechung erreicht oder geklärt werden? Hieraus lassen sich einzelne Agendapunkte mit Zeitvorgaben und Ansprechpartnern ableiten.

Wichtig ist an dieser Stelle auch immer die magische Frage „Brauche ich überhaupt eine Besprechung?“. Nur weil es einen regelmäßigen Termin gibt, heißt das nicht, dass dieser auch stattfinden muss. Denken Sie bei jeder Einladung darüber nach, ob es wirklich sinnvoll ist diese zu verschicken.

Bei hybriden Besprechungen stellt sich außerdem die Frage, ob eine Onlineteilnahme eine gute Lösung ist. Nicht alles ist Via Skype und Co. abbildbar. Bei Workshops oder Besprechungen über 2 Stunden ist eine physische Teilnahme vielleicht die bessere Wahl. Hier werden viele Fragen informal, oft in der Pause, geklärt. Zusätzlich sind extrem heikle Themen nicht online zu empfehlen, denn man weiß nie 100% wer noch mithört.

2. Teilnehmer

Steht das Ziel der Besprechung fest, kann der Teilnehmerkreis festgelegt werden. Hier gilt: So viele Teilnehmer wie nötig und so wenige wie möglich. Einerseits sinkt die Effektivität von Besprechungen rapide mit der Anzahl der Teilnehmer, andererseits sind Ergebnisse nicht tragfähig, wenn entscheidende Teilnehmer nicht dabei sind.

Es gilt also festzulegen wer aus welchem Grund dabei sein soll und welchen Beitrag er/sie leisten soll. Es empfiehlt sich, diese Information vorab (spätestens mit der Einladung) allen mitzuteilen. Gerade bei hybriden Besprechungen ist die Versuchung groß, die Teilnehmeranzahl zu erhöhen: Jeder ist theoretisch erreichbar und der Besprechungsraum wird auch nie zu voll. Widerstehen Sie der Versuchung!

3. Multitasking antizipieren

Laut einer Harvard Business Review vom August 2014 gehen 65% der Teilnehmer während Telefon Konferenzen anderer Arbeit nach, 55% kochen und knapp die Hälfte nutzen das Badezimmer

Rechnen Sie also damit, dass Teilnehmer während der Besprechung zeitweise abgelenkt sind. Dies ist kein persönlicher Angriff oder böser Wille, sondern schlicht Normalität. Als Moderator sind Sie dafür verantwortlich alle Beteiligten einzubeziehen. Das heißt konkret: Sprechen Sie die Teilnehmer gezielt mit Namen an! Behalten Sie den Überblick, wer in der Besprechung ist und welchen Input Sie von wem brauchen.

4. Visualisieren

Gerade wenn nicht alle in einem Raum sind und technische Unzulänglichkeiten hinzukommen ist es wichtig möglichst viele Informationskanäle zu nutzen. Neben Audio gehört mindestens das Teilen des Bildschirmes (Screen-Sharing) dazu. Hier können vorbereitete Präsentationen gezeigt werden oder es werden live die wichtigsten Stichpunkte mitgeschrieben. Dies ist auch eine zusätzliche Hilfe bei Sprachbarrieren und um als Teilnehmer nach Ablenkungen schnell wieder ins Thema zu finden.

Video ist ebenfalls ein zusätzlicher Kanal, den ich dringend empfehle. Der Großteil der normalen Kommunikation läuft non-verbal ab, d.h. es ist nicht leicht zu verstehen, wie eine Botschaft gemeint war, wenn man die entsprechende Person nicht sehen kann. „Kamera an“ sollte also der Normalfall sein oder werden.

5. Technik gezielt nutzen

Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihrer Meeting-Software gezielt. Auch dies erfordert etwas Vorbereitung. Nehmen Sie sich also die Zeit entsprechend und finden Sie z.B. heraus welche Einwahlmöglichkeiten es gibt, welche Optionen zur Interaktion mit den Teilnehmern es gibt (z.B. Abstimmungen, Chat, etc.), wie das Ganze aus Teilnehmersicht aussieht etc.

Falls Sie mit einer neuen Software arbeiten, empfehle ich dringend einen Probelauf. Ermöglichen Sie dies auch anderen Teilnehmern, besonders wenn diese Beiträge übernehmen sollen und noch nie mit der Software gearbeitet haben. Die 15 Min vor dem Start dem hybriden Meeting bieten sich hierfür an.

Fazit „The biggest room is the room for improvement!”

Leider ist der überwiegende Anteil von Besprechungen für die überwiegende Anzahl der Teilnehmer nicht effektiv. Hybride Meetings verstärken diesen Effekt oft noch. Hier lassen sich mit Vorbereitung, Teilnehmerauswahl, Visualisierung, gekonntem Technikeinsatz und Einstellung auf die Gegebenheiten große Verbesserungen erzielen. Investieren Sie in effektive Besprechungen – z.B. mit einem Training. Es lohnt sich für Sie und Ihre Kollegen.

von Wiebke Schumann / 16.01.2020