Die Vorstellungsrunde gibt es in verschiedenen Varianten, z.B.

1. Mit oder ohne Timer
2. Mit fester oder zufälliger Reihenfolge
3. Mit festgelegten Inhalten oder frei nach Präferenz der Teilnehmenden
4. Mit und ohne „Fun Fact“

Ich arbeite am liebsten mit Timern, festgelegter Reihenfolge und Stichpunkten zu den Inhalten. Dies hat den Vorteil, dass ich von allen Anwesenden ähnlich viel höre, die Teilnehmer sich auf Ihren „Auftritt“ einstellen können und ich über die Stichpunkte direkt einen Bezug zum kommenden Inhalt schaffen kann. Mit den entsprechenden Vorgaben z.B. zu Erfahrungen beim Meeting-Thema wird die Vorstellungsrunde auch für Teams interessant, die sich schon etwas kennen. Zur Auflockerung kann auch ein „Fun Fact“ abgefragt werden. Auf diese Art und Weise lernt man sich gegenseitig besser kennen – und sein wir ehrlich: Jeder Mensch hat so viele Fassetten, dass man hiermit niemals fertig ist.

Bei der Assoziation zeigen Sie ein Bild oder einen Begriff und fragen der Reihe nach alle TeilnehmerInnen, was sie damit verbinden. Wählen Sie am besten ein Bild oder ein Wort, dass zum Thema der Besprechung passt. Gerade der Begriff ist schnell vorbereiten: einfach eine leere Powerpoint-Folie nehmen und den Begriff darauf schreiben. Aber auch ein Bild ist oft rasch gefunden. Möchten Sie bei größeren Gruppen Zeit sparen, können Sie auch darum bitten ein paar Worte in den Chat zu schreiben.

Das Stimmungsbild erlaubt Ihnen die Stimmung Ihrer Kollegen greifbar zu machen. In Zeiten von Homeoffice und reduzierten persönlichen Kontakten oder auch bei der internationalen Zusammenarbeit, ist es nicht immer leicht, die Stimmung der anderen einzuschätzen. Manchmal bekommt man womöglich auch das Gefühl „hier liegt etwas in der Luft“. Vielleicht eine Verstimmung? Hier ist das Stimmungsbild ideal, um greifbar zu machen, was in der Gruppe vorgeht. Wählen Sie entweder eine Frage zur persönlichen Stimmung oder auch zum Arbeitsthema, z.B.

• Wie fühlen Sie sich heute?
• Wie fühlen Sie sich mit dem aktuellen Projektfortschritt?
• Was meinen Sie, wo wir im Projekt XY stehen?
• Was meinen Sie, welche Stimmung insgesamt gerade in der Abteilung/im Team herrscht?

Sorgen Sie dafür, dass die Frage für alle sichtbar ist, z.B. via Screensharing oder indem Sie sie in den Chat tippen. Danach können die Teilnehmenden im Chat entweder mit Smilies oder auch mit Gifs, die es ja auch in vielen Besprechungsprogrammen, wie z.B. MS Teams gibt, antworten. Auch der Einsatz eines Whiteboards ist möglich oder Sie können eine visuelle Skala von 1 bis 10 zur Einordnung vorgeben. Ich nutze gerne Smilies und den Chat, um den Aufwand so gering wie möglich zu halten.

Auf diese Art und Weise bekommen Sie innerhalb einer Minute konkrete Rückmeldungen und können gezielt auf die Stimmung eingehen – Sie stochern also nicht mehr im Dunkeln. Ist alles gut und die Stimmung ist positiv – wunderbar! Sie sind bereit für die konkreten Inhalte. Ist die Stimmung jedoch schlecht, empfehle ich dringend hier Zeit zu investieren. Machen Sie sich klar: Die Stimmung wirkt sich in jedem Fall auf Ihre Besprechung aus. Sie haben die Wahl offen und konstruktiv damit umzugehen oder sich eben zu wundern, warum es so schlecht voran geht.

Bei Entweder-Oder-Fragen stellt der Moderator/die Moderatorin jedem Teilnehmer der Reihe nach eine eben solche Frage. Hier kann es locker und unverfänglich losgehen und auch Fragen, die zum Schmunzeln anregen sind gern gesehen. Mit den Fragen können Sie aber auch geschickt den Bogen zum Thema spannen. Hier einige Bespiele:

Jeder Teilnehmer antwortet auf eine der Fragen. Sie können sicher sein, dass die anderen Teilnehmer gespannt zuhören und sich dieselbe Frage ohnehin stellen. So schaffen Sie in wenigen Minuten eine aktive Atmosphäre und leiten geschickt ins Thema über – im Beispiel oben etwa in das Thema „Wie sollen wir am besten zusammenarbeiten?“

Mein Tipp: Suchen Sie im Internet nach Entweder-Oder-Fragen. Sie werden vermutlich 2 Varianten finden: eine für Party-Spiele und eine für Meetings. Beide sind näher zusammen als man denkt. Nutzen Sie diese Inspiration und ergänzen Sie Ihre fachlichen Fragen.

Smalltalk ist ein unerlässliches Element, um besonders mit Fremden oder auch weniger eng Vertrauten ins Gespräch zu kommen. In Präsenz ergibt er sich oft zwangsläufig, z.B. auf dem Weg in den Besprechungsraum. Im digitalen Bereich besteht jedoch die Möglichkeit, dass er in Vergessenheit gerät. Doch auch hier ist er ein wertvolles Mittel, um eine gute Atmosphäre zu schaffen und das Gegenüber kennenzulernen. Gerade kurz vor der Besprechung, wenn sich langsam alle einwählen oder in den Minuten bevor es richtig los geht und man noch auf andere Teilnehmende wartet. Die Kunst besteht hier darin, mit den bereits Anwesenden zu starten und alle die dazu kommen bei der ersten Gelegenheit mit einzubinden. Auf diese Art und Weise schaffen Sie eine Atmosphäre, die alle einbezieht, nicht nur die ersten Teilnehmer. Stellt sich nur die Frage worüber geredet wird. Hierfür habe ich eine kurze Liste zusammengestellt.

Top 5 Smalltalk-„Aufhänger“:

• Bild
• Hintergrund
• Ort
• Wetter
• Wie läufts?

Nutzen Sie z.B. gleich zum Start ein Bild, um das Gespräch zu starten. Es kann etwas persönliches sein, oder auch etwas zum Thema. Sie können das Bild direkt via Screen-Sharing einblenden oder auch als Desktophintergrund nutzen. In einer weiteren Variant nutzen Sie es als künstlichen Hintergrund. Greifen Sie zu „Eye-Catchern“ und Sie werden merken, in vielen Fällen sprechen Ihre Teilnehmer Sie direkt darauf an und Sie müssen den Smalltalk nicht mal starten.

Auch der Hintergrund des Kamerabildes kann als Thema genutzt werden. Hängt dort z.B. ein Mountain Bike an der Wand? Super – fragen Sie gleich nach der letzten Tour.

Im Online-Meeting bieten auch die klassischen Themen wie Einwahlort und Wetter wieder mehr Abwechslung und Information – besonders wenn die Teilnehmer weiter verstreut sind.

Mein persönlicher Liebling ist und bleibt jedoch die einfache Frage „Wie läuft’s?“. Hier hat jeder bei der Antwort die Gelegenheit genau so weit auszuholen, wie er oder sie es möchte. Sind die anderen gestresst, beschäftigt, entspannt oder auf den Sprung ins Wochenende? Aus meiner Sicht alles wertvolle Hinweise – nicht nur bei Verhandlungen.

Natürlich ist nicht jede Methode gleichermaßen für jede Situation geeignet. Daher ist es an Ihnen, die passende Methode für Ihre Besprechung auszusuchen. Achten Sie darauf, dass Sie sich damit wohlfühlen und probieren Sie gerne etwas Neues aus – in Ihrer nächsten Besprechung oder auch gern in einem meiner Seminare zum Thema „Online-Meetings und hybride Besprechungen“.

von Wiebke Schumann / 30.01.2022